Indexatie, Validatie en Conversie

U bent er uit!

U hebt gekozen voor de implementatie van een nieuw DocumentManagementSysteem. Bij de implementatie van een DocumentManagementSysteem wordt vaak een lege ‘doos’ geleverd. Maar hoe verder? U wilt graag documenten in het systeem opslaan.

Na een frisse start blijkt al snel dat er erg veel tijd gaat zitten in het handmatig laden van de documenten en het invullen van de diverse kenmerken en zoekcriteria. Het enthousiasme is snel verdwenen. Kan dit niet anders?

Doorgaan waar anderen stoppen

De dienstverlening stopt niet bij het ontwerp en de implementatie van een beheeroplossing, wij zijn pas tevreden als uw documenten toegankelijk en eenvoudig te beheren zijn!

Gelukkig hebben veel documentbeheersystemen de mogelijkheid om bestanden te importeren waardoor grote aantallen snel verwerkt kunnen worden. De nodige kenmerken (metadata) worden dan in een spreadsheet ‘meegeladen’ met de bestanden. Maar hoe komt u aan een spreadsheet met de kenmerken? Hiervoor zijn drie mogelijkheden.

• Eventuele bestaande spreadsheets waar de informatie beschikbaar is, te denken valt hierbij aan uw ‘oude’ beheer- of registratiesysteem.
• Handmatig verzamelen van de kenmerken: Dit is een tijdrovende bezigheid. Wellicht kan een deel van de benodigde kenmerken worden uitlezen uit bestanden zoals bijvoorbeeld informatie uit AutoCAD-documenten.
• De huidige opslagstructuur geeft vaak ook veel informatie.

Converteren

Helaas gebeurt het maar al te vaak dat de gevraagde informatie niet in het gevraagde formaat aangeleverd wordt, terwijl dit wel afgesproken was. In deze gevallen is het mogelijk om uw bestanden te standaardiseren volgens uw standaarden en daarna te converteren.

Migreren van uw documenten

Als de documenten de juiste metadata hebben en eventueel geconverteerd zijn, kunnen de documenten importklaar gemaakt worden. Bij het import klaar maken wordt rekening gehouden met voorgaande revisies of versies en ook is er aandacht voor hybrides en XREF’s. Als alle informatie verzameld is, kan de definitieve import plaatsvinden.

De klus is geklaard, en nu?

Documentbeheer is een doorlopende activiteit. Het beheren van de informatie is nooit klaar. Er zullen altijd nieuwe documenten worden aangeleverd.

• Wel of niet volgens uw standaarden
• Wel of niet met metadata

Ook na het implementatietraject staan wij voor u klaar om uw beheersysteem up-to-date te houden.

Disclaimer:

eSdata is onderdeel van Stevens Engineering.
Op al onze offertes en leveringen zijn onze algemene verkoopvoorwaarden van toepassing.
Op al onze inkopen zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing.
Op de verwerking van uw persoonsgegevens is onze privacyverklaring van toepassing.
Kijk hier voor ons cookie beleid.

Wanneer een mail wordt gestuurd naar info@esdata.nl, zullen uw naam en email adres uitsluitend gebruikt worden om uw mail te beantwoorden.